Chi phí bán hàng là một trong những khái niệm cơ bản mà mọi chủ shop, đặc biệt là những người mới bắt đầu kinh doanh, cần nắm rõ. Hiểu đúng và tính toán chính xác các khoản chi này sẽ giúp chủ cửa hàng thu hồi vốn nhanh chóng, đồng thời duy trì dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Vậy chi phí bán hàng là gì và nó bao gồm những khoản nào? Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết, đồng thời hướng dẫn cách tối ưu chi phí để kinh doanh hiệu quả.
Chi phí bán hàng là gì?
Hiểu đơn giản, chi phí bán hàng là tất cả các khoản phí phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng. Bao gồm mọi khoản chi từ nhân sự, vật tư, vận chuyển, quảng cáo cho đến các chi phí bảo hành hay phát sinh khác. Những khoản chi này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận mà còn quyết định khả năng duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Nắm rõ các khoản chi giúp chủ shop hoạch định vốn ban đầu, dự đoán doanh thu và điều chỉnh phương án kinh doanh linh hoạt để tối đa hóa lợi nhuận.
Chi phí bán hàng bao gồm những khoản nào?
Dưới đây là các khoản chi cơ bản mà mọi cửa hàng, dù online hay offline, đều cần lưu ý:
Chi phí nhân công
Chi phí nhân công là khoản chi trả cho lương, thưởng, phúc lợi và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên. Đây là chi phí thường xuyên và bắt buộc để duy trì hoạt động bán hàng ổn định.
Chi phí dụng cụ bán hàng
Theo KJC: Chi phí này bao gồm các công cụ, máy móc, trang thiết bị phục vụ quá trình bán hàng. Ví dụ như máy tính, máy in hóa đơn, điện thoại, máy quét mã vạch, hay các thiết bị hỗ trợ kho bãi.
Chi phí bao bì và nguyên vật liệu
Đây là khoản chi cho bao bì, nhãn mác, nguyên liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Đồng thời, chi phí này cũng bao gồm các thiết bị an ninh, tủ bảo quản hay camera giám sát nhằm bảo vệ tài sản và hàng hóa của shop.
Chi phí khấu hao
Chi phí khấu hao là khoản ước lượng sự giảm giá trị của tài sản cố định và trang thiết bị sử dụng lâu dài tại cửa hàng. Đây là khoản chi không phải trả trực tiếp hàng tháng nhưng cần tính vào tổng chi phí để đánh giá lợi nhuận chính xác.
Chi phí bảo hành
Chi phí bảo hành bao gồm các khoản phát sinh khi sản phẩm gặp lỗi hoặc khách hàng yêu cầu đổi/trả. Ví dụ: chi phí sửa chữa, đổi sản phẩm mới hoặc hoàn tiền.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Đây là tổng hợp các khoản chi thuê kho, thuê nhân công bốc vác, thuê đơn vị vận chuyển, hoa hồng cho đại lý phân phối… Các dịch vụ mua ngoài giúp giảm tải vận hành trực tiếp nhưng vẫn phát sinh chi phí cố định.
Chi phí phát sinh khác
Bên cạnh các khoản trên, chủ shop nên dự trù một khoản chi phí khác như chi phí tiếp khách, chi phí quảng bá sản phẩm, chi phí thiết kế hình ảnh, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí bảo trì cửa hàng… nhằm hạn chế rủi ro tài chính bất ngờ.
Công thức tính chi phí bán hàng
Để tính toán chính xác, chủ shop có thể áp dụng công thức sau:
Chi phí bán hàng = Chi phí nhân công + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí phát sinh khác
Công thức này giúp chủ shop dự trù đầy đủ vốn cần thiết, từ đó lập kế hoạch tài chính và dự đoán lợi nhuận hợp lý.
Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Những người tìm hiểu liên minh KJC chia sẻ: Nhiều chủ shop mới thường nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Sự phân biệt rõ ràng giúp phân bổ nguồn vốn hiệu quả hơn:
- Chi phí bán hàng: Liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu. Bao gồm cả chi phí trực tiếp tại thời điểm bán (vận chuyển, giao dịch) và chi phí gián tiếp trước/sau khi bán (lương nhân viên, tiếp khách, quảng cáo).
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Khoản chi cố định phục vụ vận hành doanh nghiệp, không gắn trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ: tiền thuê văn phòng, bảo hiểm, thuế, chi phí văn phòng phẩm.
Cách tối ưu chi phí bán hàng online
Với những shop vốn ít và kinh doanh trực tuyến, tối ưu chi phí là yếu tố sống còn. Một số cách giảm chi phí hiệu quả:
Tối ưu chi phí vận chuyển
Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chi phí hợp lý, ưu tiên các chương trình giảm giá theo khối lượng đơn hàng. Điều này giúp giảm chi phí logistics, đồng thời tăng trải nghiệm khách hàng.
Tối ưu chi phí quản lý và vận hành
Quản lý chi tiêu sát sao theo thời gian thực, cân đối chi phí hàng tháng, lựa chọn kho/mặt bằng phù hợp. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi đơn hàng, tồn kho, đối soát COD và lên kế hoạch tài chính dễ dàng.
Các phần mềm hiện đại tích hợp tính năng kiểm soát đơn hàng, báo cáo tài chính và phân tích doanh thu, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quản lý.
Quy định về chi phí bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được phân loại vào tài khoản 641 (cấp 2) giúp kiểm soát dễ dàng:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên
- Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì
- Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác
Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quyết định hiệu quả vận hành và lợi nhuận của cửa hàng. Việc nắm rõ chi phí bán hàng là gì, phân loại hợp lý và tối ưu các khoản chi sẽ giúp chủ shop kiểm soát vốn, thu hồi vốn nhanh, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dù kinh doanh online hay offline, quản lý chi phí bán hàng tốt là nền tảng để cửa hàng phát triển bền vững và đạt doanh số cao.
